Prados de Matinata

CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINA
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
ACTA No. 18

En Bogotá, D.C. a los veinte (20) días del mes de marzo del año 2010, siendo las 4:00 pm, los Copropietarios del Edificio Prados de Matinata se reunieron en el Salón de Reuniones, previa convocatoria presentada y publicada por la Administración y el Consejo de Administración, con fecha de marzo 2 del presente año, de acuerdo a lo establecido en los términos de la Ley 675 de 2001, régimen a que esta sometido el Conjunto.

Se inicio la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios siendo las 4:33 pm, y se dio paso a cumplir con el siguiente orden del día:
1. Verificación del Quórum
2. Lectura y aprobación del orden del día
3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
4. Elección de la Comisión Verificadora del Acta de la presente Asamblea
5. Elección Comité de Escrutinio
6. Informe de la Administración y Consejo
7. Informe del Comité de Convivencia
8. Informe de la Revisoría Fiscal (Anexo)
9. Informe Jurídico
10. Presentación y aprobación de las Estados Financieros a Diciembre 31 de 2009 (Anexo)
11. Presentación y aprobación del Presupuesto para el año 2010 (Anexo)
12. Proyectos a realizar
13. Elección de Administrador del Conjunto
14. Elección del Consejo de Administración
15. Elección del Revisor Fiscal
16. Elección del Comité de Convivencia
17. Proposiciones y varios

1. Verificación del Quórum
Se procedió a verificar si se contaba con el quórum necesario para instalar la Asamblea, una vez verificado y constatando una asistencia de 64 presentes 24 de ellos poderes para un total de 81.544% de los coeficientes de la unidades privadas representadas, constituyéndose en Asamblea con Quórum necesario para deliberar y tomar decisiones, informando de ello a los asistentes. (Se anexan listados y poderes al Acta, pues hacen parte integral de ella)

2. Lectura y aprobación del orden del día
La señora Myriam Sanabria del apartamento 201 int.1 procedió a la lectura del orden del día y lo sometió a la aprobación, dándose una aprobación por unanimidad de parte de los asistentes.

3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
Se propuso a la señora Myriam Stella Sanabria, propietaria del apartamento 201 del interior 1 como Presidente de la Asamblea, siendo elegida por unanimidad. A su vez, la señora Virginia Eslava propietaria del apartamento 307 del interior 4 fue designada como secretaria de la presente Asamblea.

4. Elección de la Comisión Verificadora del Acta de la presente Asamblea
Por postulación de los mismos y por unanimidad de la Asamblea, se nombraron las siguientes personas:
Humberto Cuervo Apto 206 int. 3
Lida Ruth Baracaldo Apto 305 int. 3
Jesús Vargas Apto 112 int. 6

5. Elección Comité de Escrutinio
Se postularon y fueron aprobados por unanimidad las siguientes personas:
Gloria González Apto 112 int. 6
Francia Velazquez Apto 505 int. 3
Andrés González

Inmediatamente la Presidente de la asamblea dio lectura al reglamento de la asamblea el cual se anexo a la Convocatoria; todos los asistentes a la asamblea confirman haber recibido el informe junto con la convocatoria.

El señor Jesús Vargas del apartamento 112 del interior 6 en calidad de Presidente de la Asamblea del año anterior solicita la palabra para informar sobre las observaciones al acta, argumentando que este punto debería estar incluido en el Orden del día así el acta se publique en cartelera. La presidente de la asamblea pone a consideración de todos la intervención y esta es aprobada por unanimidad.

El señor Jesús Vargas informa haber realizado algunas anotaciones al acta cuando le fue enviada para su revisión y que estas no quedaron registradas, en consecuencia se hacen las siguientes correcciones al acta:

1- En la asamblea, ante la pregunta al revisora fiscal Myriam Stella Sanabria, sobre el monto del incremento al personal que labora en el conjunto, respondió que iba ser igual al IPC, y cuando el incrementó de los honorarios de la administradora fue superior al 17%, sin que lo hayan propuesto a la asamblea para su discusión y aprobación.

2- Se obvio en el acta la orden de la asamblea a la administradora, de presentar un informe económico sobre los gastos reales ejecutados en el proyecto de impermeabilización de la cubierta, teniendo en cuenta que en la asamblea no lo presentó; dando en la asamblea informe verbal que se habían gastado trece millones y pico. A la fecha la administradora nunca presentó dicho informe.

Hoy vemos en el informe escrito que nos pasaron que se gastaron catorce millones setecientos; cuando nos habían dicho que el proyecto costaba $36.000.000 aprobados, después de la intervención del Consejo y el comité técnico del Conjunto se logró bajar a $18.000.000, que al final según informe verbal de la administradora costo Trece millones y pico y hoy aparece un gasto de 14 millones setecientos.

La señora Virginia Eslava del apartamento 307 int. 4, y miembro del comité de verificación del acta, menciona también que en la Asamblea se aprobó un incremento de la cuota de administración, en un 17% y así quedó registrado en el Acta correspondiente, pero realmente se aplicó un incremento según la administración por coeficiente; que resultó siendo mayor, y hasta el mes de Octubre de 2010 después de reiteradas comunicaciones a la administración y al consejo se realizan los reajustes a cada apartamento aplicando el incremento autorizado en asamblea; se acató así la decisión de la Asamblea.

La presidente de la Asamblea señora Myriam Sanabria en calidad de Revisora Fiscal toma la palabra para dar respuesta al señor Jesús Vargas, ella informa que:
1- Con respecto al primer punto sobre el porcentaje de incremento de los honorarios de la administradora; el señor Jesús Vargas hizo llegar el acta hasta mayo 26 a pesar de varios pedidos para su entrega, para dar respuesta a su solicitud de incluir sus anotaciones en el acta la Revisora fiscal le respondió al señor Jesús Vargas con una carta fechada también en mayo 26, procede a leer la carta la cual se adjunta como parte integral en el acta de la presente Asamblea.

Bogotá Mayo 26 de 2006

Señores
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Señora ADMINISTRADORA
Señoras COMITÉ VERIFICADOR
Señor PRESIDENTE ASAMBLEA GENERAL
Conjunto Residencial Prados de Matinata.
Ciudad.

REF. ACTA ASAMBLEA GENERAL de 28 DE MARZO DE 2009

Con gran extrañeza al concluir la reunión -9.00pm.- de Consejo de Administración de la fecha; observé la devolución del Acta de la referencia, (58 días después de realizada) por parte del Presidente de la Asamblea , con una observación a mano alzada por parte del mismo, que dice “NOTA: SE OBSERVA QUE SE INCREMENTO EN UN PORCENTAJE SUPERIOR AL 17% (SIC), LOS HONORARIOS DE LA ADMINISTRADORA (SIC), CUANDO LA REVISORA FISCAL EN ASAMBLEA ANTE LA PREGUNTA, ASEGURO QUE EN MATERIA DE PERSONAL (SIC) NO HABIA SIDO SUPERIOR A LO ESTABLECIDO POR EL IPC.” a la cual HAGO SALVEDAD en razón a:
1.- Con la Convocatoria a la Asamblea (Marzo 13 de 2009) se anexó el Proyecto de PRESUPUESTO 2009 entre otros documentos a cada uno de los copropietarios.
2.- En la Asamblea y como consta en el texto del ACTA “La señora Administradora lee cada uno de los ítems para ser llevados a votación” no hay evidencia en la misma de objeción, sugerencia o cuestionamiento en el rubro de Servicio Administración ni comentario o aclaración al respecto por parte de la suscrita como REVISORA FISCAL. .
3.- El incremento realizado en el rubro Servicio de Administración fue de 14% y no superior al 17% como lo menciona el manuscrito.
4.- En el Acta se observa que fue dejado espacio en blanco considerable entre las firmas de Presidente y Secretaria y la constancia de fe del comité Verificador, en el cual el Presidente de la Asamblea realizó a mano alzada una glosa o comentario, permitiéndome igualmente evidenciar que éste fue realizado posterior al ACTO DE FE debidamente firmado por el Comité.
5.- Las ACTAS, como documento no admiten espacios en blanco, enmendaduras ni tachones ni adiciones, como quiera que estos documentos deben ser claros y reflejar lo sucedido en las Asambleas.
Por lo anterior, RECOMIENDO anexar la SALVEDAD al Acta Pertinente por parte del Comité Verificador con la firma de la REVISORA FISCAL ó lo que a bien defina el Honorable Consejo realizar para subsanar tal situación.

MYRIAM STELLA SANABRIA RUBIO
REVISORA FISCAL
TP-33470-T

Se le concede la palabra a la señora Virginia Eslava del apartamento 307 int. 4, quien resalta la importancia de revisar previamente los informes que se adjuntan con la convocatoria a asamblea, ya que incrementos como el de los honorarios de la administradora estaban en el presupuesto y así lo aprobamos sin que alguien preguntara u objetara el por qué de este incremento.

La Revisora Fiscal aclara también la razón del incremento por coeficiente presentado en los informes entregados ya que así lo determina la ley, pero que lamentablemente no se hizo la aclaración, entonce se tomo como se definió en la asamblea y como se viene haciendo por costumbre desde años anteriores; realizándose los correspondientes ajustes; se envió la carta firmada por la revisora fiscal, por la administradora y por el presidente del consejo.

En cuanto a los honorarios de la administradora la Presidente de la Asamblea en calidad de Revisora Fiscal aclara que cuando la administradora ingreso en el 2008 se bajan los honorarios en $50.000 con el precedente que si la administradora daba los resultados esperados; se realizaría el ajuste correspondiente, esta es la razón por la cual el Consejo propuso este incremento presupuestado para el año 2009.

La señora Piedad Ardila Morales del apartamento 507 interior 4 solicita la palabra, afirma que es nueva residente propietaria en el conjunto y tiene tres apreciaciones:
1- “El señor Jesús Vargas dijo algo que me parece muy delicado y es un desconocimiento de unas decisiones que toma la asamblea, en consecuencia por unas actuaciones diferentes, esto no puede ser, la asamblea es el órgano máximo y usted como revisora fiscal lo sabe, y lo que dice la asamblea así se equivoque es lo que se debe hacer”
2- Ella pregunta si el presupuesto lo elabora el consejo de administración conjuntamente con la administradora o lo prepara la administradora y lo presenta al Consejo de Administración para su aprobación?
3- “En cuanto a que el incremento de la cuota de administración se ha venido haciendo por costumbre con un incremento igual para todos y no por el coeficiente como lo señala la ley, la señora Piedad pregunta si todos conocemos la ley a la que se hace mención, y cual es el papel de todos nosotros ante esta situación, afirma que seria recomendable que se nos hiciera llegar una copia a todos del texto de la ley para que pudiéramos resolver para el futuro todas las dudas al respecto.

La presidente de la Asamblea responde a la señora Piedad Ardila:
1- No hubo desacato a la Asamblea porque previamente se pasaron los Estados Financieros, y el Proyecto del Presupuesto. Con respecto a la ley 675 el reglamento de propiedad es una fiel copia de la ley 675, esta se puede bajar de Internet o con mucho gusto la Revisora Fiscal se lo hará llegar, cuando se habla que por costumbre se realiza algo es valido y así se determina.

El señor Jesús Vargas quiere dejar la constancia que a pesar de haberse presentado un incremento de los honorarios de la administradora del 14% en el presupuesto que se aprobó, en ningún momento se puso a discusión y más tratándose de un incremento tan alto, cuando justo estábamos tratando de ajustar el presupuesto, esto es lo que se llama un mico. y afirma que si había una razón justificada para realizar dicho incremento, cual era el pecado de informarnos para haberlo discutido en la asamblea.

La Señora Janeth Ariza del apartamento 504 int. 2 pide la palabra, pregunta por qué si el señor Jesús Vargas era miembro del consejo de ese año, por qué no discutió en el consejo este punto cuando se sometió a aprobación?.

También reitera que en la asamblea anterior no se discutió el presupuesto punto por punto sino que aprobamos todo el presupuesto y así se paso por alto el punto en discusión con un incremento también del 17%, por lo que lo que de ahora en adelante debemos revisar punto por punto del presupuesto y someterlos a aprobación .

La señora Janeth Ariza afirma también que en el conjunto ya esta aplicada una cuota por el coeficiente de cada apartamento y es por esto que todos pagan una cuota diferente si esto no fuera así todos pagaríamos lo mismo.

La señora contadora Luz Nelly Higuera afirma que el anterior administrador tenia unos honorarios de $750.000, se bajaron los honorarios a $700.000 al ingreso de la señora Ruth Márquez, y lo que se hizo en el año 2009 fue nivelarle los honorarios.

6. Informe de Administración y Consejo de Administración
Se dio paso a la presentación del informe de gestión de la Administración y Consejo de Administración del periodo Abril de 2009 a Marzo 2010 por parte de la señora Lida Ruth Baracaldo Apto 305 int. 3 miembro del consejo. Se anexa informe al acta de la presente asamblea.

La Revisora fiscal resalta la importancia de la decisión tomada en la asamblea anterior en la que se faculto al consejo de administración para tomar la mejor decisión en la recuperación de la deuda del apartamento 406 int. 3 de la señora Alina Santos el cual ya tiene nuevos propietarios, resultado de la gestión del consejo de administración se recuperaron $10.121.475 con un descuento del 50% de intereses por pago de contado de la deuda total.

SEÑORES Y SEÑORAS

HONORABLE ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA

Presentamos un respetuoso saludo y obrando de conformidad con el Reglamento de Propiedad Horizontal, exponemos el INFORME CORRESPONDIENTE A LA GESTION REALIZADA en la vigencia fiscal del año 2009.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Dando cumplimiento a lo establecido en la Asamblea Ordinaria de 28 de Marzo del 2009 y siguiendo los parámetros fijados por la misma, la Administración y el Consejo de Administración, desarrolló los siguientes proyectos:
• Impermeabilización del tanque del agua potable
Se analizaron tres cotizaciones recibidas con el Consejo de Administración y con el Comité Verificador, escogiendo la mejor propuesta seleccionando la del señor Jairo Arias Gómez, por un valor de TRES MILLONES CIEN MIL PESOS M/CTE ($3.100.000). Realizando la labor contratada en el mes de abril.
• Impermeabilización de Jardinera y Arreglo de la plazoleta
Se realizo en el mes de agosto, después de verificar las tres propuestas, el Concejo seleccionó la propuesta del señor Carlos Barrera por un valor de TRES MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($3.250.000). Solucionando la filtración de agua en diversos puntos del parqueadero y los depósitos.

Así mismo, se realizo la impermeabilización de la Jardinera del lado izquierdo por un valor de DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($200.000).
• Ampliación del Circuito Cerrado de TV
También por selección de la mejor propuesta de 3 se realizó la adquisición de ocho (8) cámaras por un valor de DOS MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M/CTE ($2.240.000). Se obtuvo mayor cubrimiento de observación permitiendo mayor inspección y vigilancia. Se realizó la instalación correspondiente por un valor de UN MILLON SIESCIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE ($1.610.000).
• Mantenimiento Rejas Perimetrales del Conjunto.
En el mes de Septiembre 2009 en razón al robo de una cámara exterior (de las antiguas) y una guadaña permitido por el deterioro de las rejas de encerramiento del conjunto; se realizó la reparación y cambio de algunas piezas oxidadas así como la impermeabilización y pintura del mismo, con un costo total de la obra de TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($3.000.000).
• Arreglo de una motobomba y cambio de dos contactores de las motobombas
Dos (2) motobombas del Conjunto, requirieron urgentemente el cambio del Cheque de Retención y el cambio de dos contactores. El trabajo fue cotizado por la Empresa FORIGUA, quienes efectúan el mantenimiento respectivo, se realizo por un valor de TRESCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE ($395.000). En febrero de 2010, se realizó lavada y desinfectada del tanque de agua potable. Así mismo, se hizo el cambio de un tubo madre de agua potable, aprovechando la póliza de seguros del Conjunto.
• Instalación de un Citófono Portero.
Se instaló un citófono portero en el mes de octubre, para que los visitantes se anuncien antes de entrar al Conjunto, permita mejorar la seguridad del mismo y del personal de vigilancia.
• Fumigación de áreas comunes.
Se efectuó, fumigación de prevención en las áreas comunes en el mes de octubre, SIN COSTO para el conjunto.
• Arreglo de los Jardines
En el mes de noviembre, fue necesario el mejoramiento de los jardines interiores y exteriores, adquiriendo treinta (30) docenas de plantas, dos (2) pinos, un viaje de tierra y fertilizantes por la suma de UN MILLON TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.300.000).
AREA FINANCIERA
• Convenios y Acuerdos
A través de continuos seguimientos, controles de pago y gestiones de cobro se ha logrado la recuperación de cartera y mejores comportamientos de pago. La recuperación más importante se obtuvo del apartamento 406-3 cuya deuda venía desde 2002, (anteriores propietarios señores Álvaro Licona y Alina Santos) cancelando los nuevos propietarios en Junio 2009 la suma de DIEZ MILLONES CIENTO VEINTIUN MIL CUATROSCIENTOS SETENTA Y CINCO PEDOS ($10.121.475.00) más Honorarios de Abogado, quedando a Paz y Salvo por todo concepto. Igualmente, se realizaron diferentes CONVENIOS DE PAGO con la diligencia del Abogado externo, Doctor DIEGO ANDRES PEREZ; entre ellos con los propietarios del apartamento 107 interior 4, apartamento 203 interior 2, apartamento 110 Interior 5 y apartamento 415 interior 8.
• Cuota Extraordinaria Cubierta.
Es importante resaltar la utilización de los recursos, cuya obra fue realizada a satisfacción, con supervisión e interventoría de los Arquitectos DIEGO VEGA y ESMERALDA ROMERO, propietarios y residentes del Conjunto logrando obtener un saldo favorable.
VALOR CAUSADO 79 APTOS X $480,000 $37.920.000
VALOR RECAUDADO A Diciembre 31 de 2009 $35.230.400
VALOR POR RECAUDAR -cartera $2.689.600

VALOR POR EJECUTAR (PASIVO) BALANCE $10.767.400
Valor causado menos ejecutado.

Por la importancia de estos recursos y el manejo adecuado de los dineros a través de cuentas autónomas se elaboró un cuadro resumen que hizo parte integral de la Convocatoria a esta Asamblea General de Copropietarios.
ACTIVIDADES SOCIALES
• Celebración día de los niños
En el mes de octubre, junto con el Comité de Convivencia se realizó la celebración del día de los niños realizando una tarde lúdica. Se obtuvo aportes de la empresa de vigilancia CUIDAR por $100.000.00, la empresa de aseo MUNDOASEO $70.000.00 y se ayudo con la inscripción de los niños, ella por $200.000.00.
• Celebración Día de las Velitas
Con la colaboración de todos los residentes y el interés del Comité de Convivencia se realizo una integración muy productiva para todo el Conjunto.
• Novenas de Aguinaldos
Se coordinaron las novenas de aguinaldos con el fin de lograr la participación de todos los residentes, permitiendo una integración entre los interiores aprovechando fechas tan especiales como estas.

CONCLUSION
Consideramos esta la mejor oportunidad para dar una calurosa BIENVENIDA a los nuevos propietarios cuya Inversión en este Conjunto la realizaron en el transcurso del año 2009:

Sra. Luz Ángela Cruz Apto 202 Int. 1
Sra. Martha Moreno Apto 302 Int. 1
Srs. Miguel Alfonso y Sandra Núñez Apto 506 Int. 3
Sra. Piedad Ardila Apto 507 Int. 4
Sr. José Agustín Sanabria Chacón Apto 313 Int. 7
Sra. Cleelia Jaramillo Apto 216 Int. 8

Esperamos que las anteriores ejecuciones representativas, así como las menores hayan sido de satisfacción para cada uno de los Propietarios, esperamos haber cumplido con sus expectativas.

El Consejo y la Administración agradecen la confianza depositada. Reiteramos que nuestro trabajo se realizó con esfuerzo, responsabilidad y transparencia con el propósito de una constante búsqueda de integración de la comunidad, mejoramiento del Conjunto con miras a una mayor y mejor VALORIZACION de esta nuestra Inversión Inmobiliaria y hacer del Conjunto un mejor lugar para vivir y compartir.

Concluimos que nada se esto habría sido posible sin la voluntad compromiso y colaboración de cada uno de Ustedes.

MUCHAS GRACIAS!!!

Terminada la lectura del informe, el señor Diego Vega del apartamento 513 int.7 e Interventor de la obra de impermeabilización de la cubierta pide la palabra informar y plantear algunas preguntas a la administración y consejo de administración sobre la ejecución de este trabajo:
1- Los interventores de la obra los arquitectos Diego Vega y Esmeralda Romero al recibir en obra por parte del señor Jairo Arias contratista del trabajo de impermeabilización de la cubierta encontraron varias inconsistencias de acuerdo a lo especificado en el contrato. El pregunta ¿Qué paso con el informe que entrego a la administradora y que estaba dirigido a ella y al consejo de administración? En este informe él resalta que el señor Jairo Arias cambio los materiales y especificaciones acordados en el contrato, y a pesar de esto lo vuelven a contratar para el trabajo de impermeabilización del tanque de reserva y para la impermeabilización de jardineras. El señor Diego Vega se refiere al contratista como un “Tipo Tramposo”.

2- Cuál fue el valor por metro cuadrado que salio de esto?, Cuál es la garantía, no solamente en los trabajos de impermeabilización sino en los otros trabajos contratados.

3- Pregunta si para los otros trabajos contratados como la impermeabilización del tanque e impermeabilización de las jardineras hubo interventoria y cuál son las garantías y pólizas, Cual fue el Sistema de Impermeabilización del Tanque y por qué no se les informó a ellos (los interventores) que estaban dispuestos a asesorar con su conocimiento y experiencia?

La administradora afirma no haber contratado nuevamente al señor Jairo Arias, que el nuevo contratista fue el señor Carlos Barrera y que el tiene algunos empleados que anteriormente lo eran del señor Jairo Arias.

El presidente del consejo el señor Humberto Cuervo le responde al señor Diego Vega, que el consejo lo cito junto con la arquitecta Esmeralda Romero y que los dos avalaron el contrato, adicionalmente afirma que tanto el como los otros miembros del consejo NO conocen el informe o carta del interventor el señor Diego Vega.

El señor Diego Vega hace referencia nuevamente a la carta enviada a la administración y consejo con fecha abril 3 de 2009 donde menciona las irregularidades de la ejecución de la obra con respecto a lo acordado en el contrato, y también que cuando fueron a revisar en obra lo ya ejecutado las cosas fueron cambiadas porque al contratista le pareció que así debía ser. Afortunadamente la situación se subsano, se llegó a una negociación con el contratista, pero lo que definitivamente no entiende es cómo lo vuelven a contratar.

La Presidente de la Asamblea Myriam Sanabria lee ante la asamblea el informe del arquitecto Diego Vega enviado a administración y Consejo con fecha 3 de abril de 2009 y debidamente firmado como recibido por la señora administradora; se adjunta informe al acta de la presente asamblea.

INFORME ENVIADO POR EL ARQUITECTO DIEGO VEGA
Bogota, D.C., Abril 03 de 2009

Señores:
Conjunto Residencial
PRADOS DE MATINATA.
Consejo de Administración
Administradora General.

Apreciados Señores:
La presente es con la finalidad de presentar a ustedes un informe sobre los trabajos de impermeabilización ejecutados sobre la cubierta del conjunto; trabajos que debieron obedecer a las estipulaciones dadas en el contrato No.2009-001 de 2009 celebrado entre el Conjunto Residencial Prados de Matinata y el señor Jairo Enrique Arias Gómez en calidad de contratista.
Como es de su conocimiento, el señor Jairo Arias radico una “acta de recibo final de obra”, la cual debe estar firmada por quienes intervinieron en obra (arq. Esmeralda Romero, arq. Diego Vega. –en calidad de interventores- y Dory Ruth Márquez en calidad de administradora); al momento de hacer revisión del acta se encuentra que los ítems y las cantidades allí expuestas no corresponden con las inicialmente contratadas (las cuales fueron tomadas de una cotización entregada por Jairo Arias); aun cuando los valores de los “nuevos” ítems corresponden en sumatoria al monto total del contrato (17.806.000.oo), las cantidades realmente ejecutadas con estos “nuevos” ítems (los cuales no están aprobados por escrito por quienes intervienen en obra) no corresponden con las ejecutadas, razón por la cual el valor total del contrato disminuye.
De esta manera si se observa el contrato, el la primera cláusula menciona: “…los trabajos contratados y estipulados en este contrato serán ejecutados por el CONTRATISTA con sus propios medios, herramienta menor y personal, hasta su total terminación y aceptación final por parte del CONTRATANTE. PARAGRAFO: EL CONTRATISTA, expresamente declara que conoce y esta de acuerdo con las especificaciones del proyecto referido en este contrato y que hace parte integral del mismo.”
Es de notar aquí que no existe razón alguna por la que se hayan cambiado los ítems de la propuesta inicial, sabiendo que todo contratista que presento propuesta para la realización de los trabajos tuvo la oportunidad de visitar el área afectada cuantas veces fuera necesario, hacer un registro fotográfico y/o en video y tomar medidas métricas de la manera mas aproximada para lograr una propuesta cercana a la definitiva que diera solución al problema, siendo así la décimo cuarta cláusula hace énfasis en: “…PARAGRAFO. Todas las indicaciones, modificaciones y recomendaciones del interventor y todas las actas y convenios entre el CONTRATANTE, el interventor y el CONTRATISTA, deberán contar por escrito.”. Reforzando este tema, la cláusula décima menciona: “… El CONTRATISTA hace constar que estudio cuidadosamente el proyecto de obra que va a realizar… la calidad de los materiales necesarios para su ejecución… y todos los demás factores que puedan influir en la ejecución de la obra contratada… El conocimiento de todos estos factores favorables o desfavorables, fueron tenidos en cuenta por el CONTRATISTA al formular su propuesta y su influencia no podrá alegarse como causal de incumplimiento de ninguna de las cláusulas del presente contrato, ni como motivo para solicitar restablecimiento de la ecuación financiera del contrato.” Y la cláusula décima segunda dice: “…Se declara expresamente que para la fijación de los precios unitarios de la propuesta se tuvieron en cuenta todos los gastos que el CONTRATISTA debe hacer para la ejecución de la obra.” Para esto surge la octava cláusula que dice claramente: “…El CONTRATISTA se obliga para con el CONTRATANTE A: 1) Ejecutar la obra de acuerdo a descripción, planos, propuesta y cotizaciones previamente aprobadas y que hacen parte integral de este contrato. 2) Suministrar tanto en cantidad y calidad materiales necesarios para la ejecución del presente contrato.”
De otro lado en la cuarta cláusula es claro que: “… El CONTRATISTA se obliga a ejecutar la obra sin modificar los precios unitarios de la propuesta original. Las mayores cantidades de obra deberán ser justificadas por el CONTRATISTA, revisadas, avaladas y debidamente aprobadas por el CONTRATANTE… es posible que se presenten ítems necesarios para la ejecución de la obra, pero que no se establecieron inicialmente en la propuesta y requieren aprobación por parte del contratante. “. Además en la quinta cláusula se menciona: “…el valor final del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades de obra realmente ejecutadas por los precios unitarios cotizados en la propuesta… no habrá lugar al pago de sumas adicionales por ningún concepto, salvo la eventualidad de mayores cantidades de obra… Toda obra adicional deberá constar en documento previo y escrito por las dos partes en el que se indiquen las cantidades de obra, plazo y costos, sin este requisito El CONTRATANTE no reconocerá obra adicional alguna.”
En cuanto al tema de garantía de los trabajos contratados, si bien puede ser cierto que ninguna empresa aseguradora otorga pólizas de garantía en labores de impermeabilización, el Conjunto Residencial junto con el contratista Jairo Arias celebraron un “acta de compromiso de estabilidad de obra” con fecha de Marzo 12 de 2009 en la Notaria décima de Bogota; en esta acta se establece una garantía de estabilidad de obra durante tres (3) años contados a partir de la fecha de entregada la misma, donde el contratista se obliga a responder por los arreglos y reparaciones derivadas de la ejecución de las obras, pero en ningún caso se hace mención alguna de las implicaciones a que haya lugar en caso de que el contratista decida no responder por fallas que se puedan llegar a presentar luego de entregadas las obras, de esta manera, queda claro que aquella “acta de compromiso de estabilidad de la obra” no tiene ninguna validez ni ofrece una garantía verdadera a los residentes del conjunto.
Para concluir el día 02 de Abril de 2009 se realizo la medición de obra realmente ejecutada en presencia del contratista, Jairo Arias, de esta medición se obtiene el “valor ultimo a pagar”, el cual es un cuadro de ítems, cantidades y valores que esta como documento anexo al presente informe, además, para el pago a que haya lugar la cláusula sexta es clara al afirmar: “…Los documentos que se deben allegar para el pago son como mínimo los siguientes: 1) Cuenta de Cobro. 2) Acta de entrega parcial (corte de obra), y/o acta final de obra a entera satisfacción por parte del CONTRATANTE…”.
Es importante recalcar que no es mi intención perjudicar ni actuar de manera deshonesta hacia el señor Jairo Arias, ni busco favorecer a ninguno de quienes actúan en el contrato mencionado anteriormente, solamente estoy dando cumplimiento a la labor de la cláusula décima tercera: “El CONTRATANTE a quien designe como interventor. vigilara el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones para la obra contratada.”

Agradeciendo el tiempo prestado a la presente, quien se suscribe.

Cordialmente,

DIEGO R. VEGA ROJAS.
ARQUITECTO
Tel.4108123 Cel.3108678955

Para cerrar el tema y concluir se le pregunta al señor Diego Vega ¿Cual es el inconveniente que quedó con respecto a la impermeabilización de la cubierta?

El señor Diego Vega responde que el inconveniente es: El quisiera saber cuál fue la razón y fundamento para que después de todos los problemas presentados se vuelva a contratar a este señor en la impermeabilización del tanque que es algo sumamente delicado y en la impermeabilización de jardineras, a una persona que no fue honesta, que fue tramposa con el conjunto, y adicionalmente que cogiera a uno de sus empleados el señor Carlos Barrera para realizar este nuevo contrato y realizar esos trabajos mediocres que se realizaron en la plazoleta?, y adicionalmente esto le parece una falta de respeto.

El señor Jesús Vargas del apartamento 112 interior 6 dice que el le sumaria la siguiente pregunta: ¿Por qué el Consejo de Administración no conoció el informe del Señor Diego Vega, si era primordial que el consejo asumiera el acto de responsabilidad ante una carta de esta naturaleza?

La señora Piedad Ardila del apartamento 507 int. 4 afirma ser una de las afectadas con los resultados de este trabajo porque cada vez que llueve tiene inundaciones, y que en repetidlas ocasiones ha recurrido a la administradora la señor Ruth Márquez, dice que la administradora ha intentado por todos los medios resolverle el problema, inclusive tuvo enfrentamientos con uno de los obreros que argumentaba que no subían porque él que los había contratado no les había pagado; habla también por el apartamento 308 del que tiene el poder, y que ha tenido problemas en el parqueadero debido a las filtraciones que persisten.

Ella pregunta cual es el mecanismo que se tiene para evaluar esas propuestas que son estrictamente técnicas, por mas que el consejo de administración tenga las mejores intenciones de actuar, sino hay una persona que conozca del tema será muy difícil opinar y tomar las decisiones acertadas.

La presidente de Asamblea responde que para tomar la determinación de contratar participaron los interventores Diego Vega y Esmeralda Romero, y todos los miembros del consejo de administración del periodo abril 2008 a marzo de 2009.

La apoderada del apartamento 508 int.4 de la señora Esmeralda Romero solicita que se tenga en cuenta también que el apartamento continuo presentando problemas por la cubierta.

El arquitecto Diego Vega aclara que el tema de la impermeabilización de la cubierta se trato en la asamblea anterior como proyecto a ejecutar, y que con respecto al informe que el paso y con respecto a los apartamentos que presentan esos problemas, que va a pasar si el señor Jairo Arias no responde?, y adicionalmente que garantías y cláusulas existen sobre los otros trabajos y sobre los aparatos comprados como las cámaras, y si se realizo o no interventoria alguna, y adicionalmente no tenemos la respuesta de por que sigue siendo contratado el señor Jairo Arias,

La señora administradora Ruth Márquez explica el problema en los apartamentos 508 y 507 es una bajante, don Jairo Arias ya estuvo en los apartamentos y realizo unos trabajos, toca esperar a que vuelva a llover para ver si persisten problemas, adicionalmente los anteriores dueños del apartamento 508 perforaron una teja para meter un tubo de la antena parabólica, al romper la teja, cada vez que hay viento el tubo se mueve y se despega; este trabajo se realizo en la anterior administración. Otro problema que tienen los últimos pisos es que no tienen corta- goteras o flanches, entonces cuando llueve el agua pasa derecho por esto hay humedad en todos estos apartamentos.

Aclara que el señor Carlos Barrera y sus empleados, si fueron anteriormente empleados del señor Jairo Arias pero que ahora trabajan independiente de él, incluso tuvieron problemas con él, primero por los materiales que les traía para el trabajo, y porque no les acabo de pagar el trabajo de la cubierta.

En cuanto al trabajo en la plazoleta explica: El señor Carlos Barrera hizo el emboquillamiento de la plazoleta, el edificio ha tenido asentamiento y seguirá teniendo asentamiento quien sabe hasta cuando, el contratista ha venido a emboquillar ya varias veces, y si ustedes observan ya nuevamente hay una fisura, y esos trabajos de impermeabilizaciones son muy difíciles de subsanarlos al 100%.

El arquitecto Diego Vega aclara que si se revisa el contrato con el señor Jairo Arias hay una cláusula que dice que NO podrá recibir dinero alguno siempre y cuando no demuestre las afiliaciones a todos los parafiscales a que haya lugar y aparte de eso hasta que no muestre los paz y salvos de los empleados, entonces no entiende por que razón se le pago el saldo que tenia pendiente, y segundo si vamos a hablar de la plazoleta, los problemas de esta NO se resuelven con un maestro que eche cemento con un palustre, estos son problemas estructurales y la solución no es emboquillar cada vez que aparezcan fisuras y tampoco entiende por que razón no se les pidió el concepto a los arquitectos para revisar la propuesta de trabajos a realizar por parte del contratista, por lo que el concluye que esa plata se perdió.

El señor Jesús Vargas interviene para afirmar que es importante que todos estos problemas técnicos queden registrados en el acta para su posterior solución, y que lo que si hay de fondo es un ejercicio de poca transparencia en la gestión de la administración y que hay varias preguntas a las que aun no se ha dado una respuesta.

El Arquitecto Diego Vega propone que la administradora nos envíe a todos la respuesta a las preguntas que plantea en el informe que envío y adicionalmente que nos de un informe por escrito del trabajo en el tanque del agua, todo lo que se ha hecho cuales son las garantías y cuales fueron los términos de contratación, porque le parece preocupante lo del tanque, donde llegue a presentarse fisuras o grietas puede llegar a ser un problema estructural, también cual fue el sistema de impermeabilización del tanque, propuesta que la asamblea aprueba por unanimidad.

La señora Piedad Ardila del apartamento 507 opina sobre el informe de administración y Consejo, dice que este es completo desde el punto de vista cuantitativo pero que se queda corto en describir la gestión del consejo y administración desde aspectos cualitativos como por ejemplo la labor en la recuperación de la cartera, también se debe pensar que el informe se presenta no para contadores o economistas y se debe tener en cuenta que en el conjunto viven personas que no manejan las cifras.

7. Informe del Comité de Convivencia
El señor Jesús Vargas miembro del comité de convivencia presenta ante la asamblea el informe de gestión del comité de convivencia resaltando su labor en tres aspectos fundamentales:
1. El trabajo del comité de convivencia es un trabajo silencioso que tiene que ver con la convivencia, el comité participo aproximadamente en seis controversias internas, se logro que se dieran soluciones a problemas que llevaban mucho tiempo sin resolverse. Se atendió también la queja de algunos de los residentes que tenían que ver con decisiones tomadas en la asamblea y que no se respetaron como la aplicación de un incremento mayor al 17%. en la cuota de administración.
2. La colaboración en Actos Sociales: Día de los niños, y por iniciativa del comité de convivencia el acto de Integración el día de las velitas donde se recogieron $505.000 pesos. Se entrega informe de lo recogido y detalle de los gastos para que sea parte del acta. Se agradece la gran colaboración de la administración.
3. Solicita al Consejo de Administración hacer una reflexión al presupuesto del conjunto para incluir una partida adicional para los actos del conjunto y específicamente realizar un encuentro de convivencia, actos que son muy importantes en la parte humana.
4. La señora Sandra Roa miembro del comité de convivencia agradece la asistencia a la asamblea y resalta la importancia de la parte convivencial en el conjunto, invita a todos los asistentes a sacar un tiempo a que nos unamos mas a que estemos mas pendientes unos de otros, a que seamos mas tolerantes. Invita a la gente joven a postularse para ser miembros del comité.

8. Informe de Revisora Fiscal
Se dio paso a la lectura del informe presentado por la Revisora Fiscal, la señora Myriam Stella Sanabria Rubio, el cual fue enviado junto con la Convocatoria para la revisión, el análisis y el estudio del mismo por parte de los asistentes a la Asamblea. Este se anexa a la presente Acta.

La Revisora Fiscal da Fe pública ya que ella revisa comprobante por comprobante, informa que los libros están empastados y firmados a disposición de quien quiera revisarlos; también afirma que contamos con un gran Consejo de Administración que responde, y una contadora con toda la disposición del caso hacia las solicitudes de los miembros del consejo, enfatiza también la importancia de ver todo el conjunto como una Inversión Inmobiliaria por ello la importancia de las obras de mantenimiento por realizar; teniendo en cuenta todos estos aspectos ella da una parte de tranquilidad a todos los asistentes de la asamblea y recomienda que debemos ser justos en los conceptos de apreciación.

9. Informe Jurídico
Agotado el punto sobre el informe de la revisora fiscal, se procedió a dar lectura del informe del Abogado, el Doctor Diego Andrés Pérez por parte de la señora Dory Ruth Márquez, Administradora del Conjunto. El cual se adjunta a la presente Acta.

DIEGO ANDRES PEREZ RAMIREZ
ABOGADO

Bogotá, D.C. 10 de Marzo de 2010.
Señores:
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA P.H.

REF. ESTADO COBRO CARTERA PREJURIDICOS Y PROCESOS EJECUTIVOS SINGULARES DEUDORES

Por medio de la presente misiva, presento a ustedes la relación de los cobros pre-jurídicos, jurídicos y su estado actual.
PROCESOS EJECUTIVOS SINGULARES
1. JUZGADO SEPTIMO (7) CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTÁ.
DEMANDANTE: CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA P.H.
DEMANDADOS: LUZ ANGELA LOAIZA SANTANA Y JAIRO ANDRES LOIZA MONROY.
REF. EJECUTIVO SINGULAR
RAD. 2001-1451.
INTERIOR 8 APARTAMENTO 415.
El mencionado proceso se encontraba archivado desde el año dos mil seis (2.006), en el cual se solicito su desarchivo el tres (3) de agosto de dos mil ocho (2.008), reconociéndome personería para actuar en el mismo mediante auto del dos (2) de septiembre de dos mil ocho (2.008), pero debido al para judicial, solo fue realmente hasta el dieciséis (16) de octubre de dos mil ocho (2.008), que se logro tener acceso al mismo proceso. Una vez desarchivado dicho proceso se observo lo siguiente:
El proceso fue instaurado el veintiocho (28) de septiembre de dos mil uno (2.001), librándose mandamiento de pago el dieciocho (18) de octubre de dos mil uno (2.001), por las cuotas de administración de agosto de mil novecientos noventa y ocho (1998), hasta febrero de dos mil (2.000). Mediante auto del primero (1) de marzo de dos mil dos (2002), el juzgado ordeno prestar caución para hacer efectivas las medidas cautelares, consistente en el embargo de la cuota parte del apartamento del señor JAIRO ANDRES LOAIZA, por encontrarse embargado lo restante del mismo, por otros juzgados.
Solo hasta el tres (3) de abril de dos mil dos (2.002) la apoderada allego la póliza para hacer efectivas las medidas cautelares. Mediante auto de fecha cuatro (4) de junio de dos mil dos (2.002), el juzgado decreto el embargo de los remanentes del proceso ejecutivo de Leasing Superior contra Luz Ángela Loaiza del juzgado 20 civil del circuito y del juzgado 8 civil municipal contra Yolima Jadi Loaiza. Dichos oficios fueron retirados y radicados a los cuales el juzgado 8 civil municipal respondió que tomaron nota de la orden de embargo de los remanentes, pero el juzgado 20 civil del circuito informo que no era posible practicar dicha medida por encontrarse embargado el remanente a ordenes de otro juzgado. De igual forma, mediante auto del quince (15) de diciembre de dos mil cuatro (2.004) el juzgado ordeno el embargo de la cuota parte del demandado Jairo Loaiza, contestando la oficina de registro mediante oficio del treinta y uno (31) de enero de dos mil cinco (2.005) el embargo de la cuota parte.
El presente proceso se archivo desde febrero de dos mil tres (2.003), y solo hasta el diecinueve (19) de octubre de dos mil cuatro (2.004) solicitaron su desarchivo, dejándose archivar nuevamente el presente proceso el tres (3) de noviembre de dos mil cuatro (2.004) por falta de actividad de la apoderada.
El diez (10) de marzo de dos mil seis (2.006), la apoderada del conjunto renuncio al poder conferido, quedando dicho proceso sin apoderado y sin actuación alguna, quedando nuevamente archivado el presente asunto, hasta que fue desarchivado por el suscrito.
Es importante mencionar que en el mes de septiembre de dos mil ocho (2008), una de las demandadas se acerco hasta mis oficinas a formular acuerdo de pago, quien manifestó que solo podía abonar CIEN MIL PESOS MENSUALES ($100.000), propuesta que fue rechazada por el Consejo de Administración por el reiterado incumplimiento de los demandados a los acuerdos pactados.
Se adelanto tramite de notificación personal a los demandados y se fijo fecha para la practica de la medida cautelar de secuestro de la ¼ parte del inmueble de los demandados para el día veintitrés (23) de julio de dos mil nueve (2.009), pero dicha diligencia no se pudo realizar, como quiera que las demandadas formularon acuerdo de pago.
A la presentación de este informe, se encuentra en suspenso el proceso, mientras los demandados cumplen con el acuerdo de pago que se viene cumpliendo.
2. JUZGADO DIECISIETE (17) CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTÁ.
DEMANDANTE: CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA P.H.
DEMANDADOS: LUIS FERNANDO TORRES RODRIGUEZ Y LIGIA TERESA RODRIGUEZ BERNAL.
REF. EJECUTIVO SINGULAR
RAD. 2008-1567
INTERIOR 6 APARTAMENTO 312.
Se presento la demanda ejecutiva singular el día cinco (5) de noviembre de dos mil ocho (2.008), la cual mediante auto de fecha veintiuno (21) de noviembre de dos mil ocho (2.008) fue admitida y se libro mandamiento de pago por las expensas de administración debidas desde junio de dos mil cinco (2.005) a julio de dos mil ocho (2.008). De igual manera el juzgado ordeno prestar caución para garantizar el pago de los posibles perjuicios por la práctica de las medidas cautelares, allegándose la misma en los términos señalados en la ley.
Me fueron entregados los despachos comisorios y oficios de embargo y me encuentro a la espera de fijar fecha de diligencia de embargo de los bienes muebles y enseres, pero por no ser los demandados los residentes en el apartamento, se solicito vincular a los arrendatarios como parte dentro del proceso de la referencia.
3. JUZGADO SESENTA Y NUEVE (69) CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTÁ.
DEMANDANTE: CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA P.H.
DEMANDADO: AMATTER ANDRADE.
REF. EJECUTIVO SINGULAR
RAD. 2010-142
INTERIOR 1 APARTAMENTO 101.
Se presento la demanda ejecutiva singular el día primero (1) de febrero de dos mil diez (2.010), la cual mediante auto de fecha nueve (9) de febrero de dos mil diez (2.010) fue admitida y se libro mandamiento de pago por las expensas de administración debidas, pero como al demandada realizo acuerdo de pago, el proceso fue suspendido hasta su cumplimiento.
4. JUZGADO TERCERO (3) CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTÁ.
DEMANDANTE: CONJUNTO RESIDENCIAL PRADOS DE MATINATA P.H.
DEMANDADOS: JORGE ALFONSO REYES RUIZ, JAIME HERNANDO AMAYA MONJE Y GLORIA AMPARO RAMIREZ ESTRADA.
REF. EJECUTIVO SINGULAR
RAD. 2010-1723
INTERIOR 4 APARTAMENTO 308.
Se presento la demanda ejecutiva singular el día primero (1) de marzo de dos mil diez (2.010), la cual se encuentra pendiente para su admisión en el correspondiente juzgado.
DEUDORES EN COBRO PRE-JURIDICO
1. PROPIETARIO: ELVIRA TORRES
APARTAMENTO 110 INTERIOR 5.
Se envió carta de cobro pre jurídico el día cinco (5) de diciembre de dos mil nueve (2009), respondiendo a la misma presentándose en la oficina de administración, llegando a acuerdo de pago para evitar que se le iniciara el correspondiente proceso ejecutivo singular.
2. PROPIETARIO: CARLOS RENGIFO
APARTAMENTO 203 INTERIOR 2.
Se envió carta de cobro pre jurídico el día quince (15) de octubre de dos mil nueve (2009), respondiendo a la misma el deudor, en la oficina de administración formulo un acuerdo de pago, el cual se encuentra cumpliendo.
DEUDORES PENDIENTE DE INICIAR PROCESO PRE-JURÍDICO
A los siguientes deudores se les iniciara el correspondiente cobro pre-jurídico por mora en las cuotas de administración.
APTO INT PROPIETARIO
410 5 INES JIMENEZ
412 6 JAIME ESCORCIA
511 6 SAMUEL CORREA

Atentamente,

DIEGO ANDRES PEREZ RAMIREZ
ABOGADO.

Bogotá D.C Avenida Carrera 15 No.118-75 Oficina 211. Teléfono 6374829-2146524 Fax 2143672. CEL 3104768059

10. Presentación y Aprobación de las Estados Financieros a Diciembre 31 de 2010.
Se procedió a dar lectura a los Estados Financieros, presentados por la señora Nelly Higuera, Contadora del Conjunto; estos Estados ya habían sido enviados a cada unos de los propietarios junto con la Convocatoria de la presente reunión, los cuales se anexan a la presente Acta.

El señor Balmer Fonseca propietario del apartamento 301 del Int. 1 pregunta como está representado el rubro Otros Ingresos que aparecen en las Notas a los estados financieros?
La contadora Nelly Higuera le responde que el valor de $1.823.640 corresponde a sanción por cheque devuelto, gaseosas y tarjetas de teléfono.

El señor Campo Elías Rodríguez del apartamento 310 int. 5 pregunta: Por que se bajo el ingreso de alquiler de parqueaderos.

La administradora Dory Ruth Márquez le aclara que uno de los parqueaderos se entrego porque quien lo tenia arrendado se fue del conjunto. Se aclara también que los parqueaderos de visitantes están habilitados sin cobro alguno hasta tres horas después de este tiempo se cobra $2.000 pesos la hora.

El Arquitecto Diego Vega solicita aclaración a algunos rubros como el de los tapetes y motobombas, cámaras.

La contadora aclara los siguientes puntos en general del balance:
1. De cuotas extras se abrió una cuenta especial para estos recursos y a l 31 de diciembre se tienen $8.958.873 disponibles de recaudo de $37.000.000,
En el anexo también aparece lo del contrato que el arquitecto decía que se hizo primero por $17 millones y finalmente se ejecutaron $14 millones que fue lo que se pago. Y adicionalmente esta lo del tanque que se hicieron con el ingeniero Jairo, que ella también da fe, ya que estuvo en las reuniones del consejo, sabe que se pasaron varias cotizaciones, y el ingeniero Jairo fue el que dio mejores condiciones económicas y por eso se tomo de buena fe los contratos con el. En la administración están las carpetas por cada contrato y todos los documentos soportes que ellos proporcionaron.

En la parte de cartera, pueden ver en los informes la recuperación de cartera tanto en cuotas de administración como en cuotas extras.

En cuanto a los activos a que se refiere el arquitecto Diego Vega a la nota de las cuentas de orden, se realizo un análisis, un inventario físico y una depuración a los activos que tenia el conjunto, estos activos que venían de ejercicios anteriores hasta de siete años atrás como son las rejas, las motobombas, casetas; como pueden ver en los estados financieros comparativamente el año 2009 contra el 2008, se bajaron la mayoría de activos precisamente porque ya no son utilizables o se han depreciado por completo; lo que se dejo en activos es lo que realmente es útil en la actualidad. Estos activos que se sacaron del balance se dejaron en las cuentas de orden para que no se pierda el control de los estados financiero dentro de la copropiedad.

En cuanto a las cuentas por pagar se refleja la recuperación de cartera, y en la actualidad se están pagando al día las cuentas mensuales lo cual es favorable para toda la administración del edificio.

En la cuenta de otros pasivos hay un valor que dice cuota extraordinaria impermeabilización cubierta, este valor de $10.765.400 es lo que esta pendiente por ejecutar y realmente son $8 y pico porque el restante lo deben aun algunos propietarios, este valor es el que el consejo trae como propuesta para lo de la fachada.

En cuanto a lo de los tapetes estos se compraron hace aproximadamente 6 años, están en libros con el precio de adquisición, los repuestos de las motobombas corresponden al ejercicio del 2009, también se realizo un mantenimiento a las cajas de inspección por un problema que se presento específicamente en los primeros pisos del interior 4. A propósito la administradora recomienda tener mucho cuidado con lo que vertemos en las cañerías porque estas se han venido tapando lo que ha ocasionado inundación de estas aguas en los apartamentos 107 y 108 del int.4

La administradora explica también la necesidad del portero instalado a la entrada del conjunto, debido a un atraco que se presento el 21 de Diciembre de 2008 y también porque fue aprobado en la asamblea anterior; debe recomendarse a los vigilantes exigir el uso de este portero para todos los visitantes.

La Revisora Fiscal afirma que esta muy sorprendida porque siente que el arquitecto Diego Vega esta muy intranquilo con la gestión de la administración y consejo, y afirma que ella sintió mucha seguridad cuando se dio la interventoria de los arquitectos Diego Vega y Esmeralda Romero, por esto le gustaría que como Revisora Fiscal se sentaran a hablar y repite nuevamente que los libros y las carpetas de cada proyecto están disponibles para revisión.

Don Marcelino Gil del apartamento 413 interior 7 invita a todos lo presentes a la asamblea para que cuando llegue el punto de elección del consejo de administración, nos postulemos masivamente, porque estar sentado aquí es muy fácil, pero para los miembros del consejo no lo es mucho cuando no se tiene el apoyo de la gente.

El señor Balmer Fonseca del apartamento 301 int.1 resalta lo sacrificado que es la labor del Consejo de Administración pero también hay que resaltar la labor de los interventores porque han sido personas muy serias que se han puesto en la camisa de cada uno de los copropietarios, y porque demuestran que realmente les ha dolido lo que se haga mal en el conjunto, por lo que el señor Fonseca propone que se nombre un comité técnico permanente de interventoria para todos los proyectos por ejecutar en el conjunto sin importar la cuantía de estos, este comité debe ser nombrado dentro de los residentes del conjunto que tengan la formación de Arquitectos o Ingenieros como lo son los arquitectos Esmeralda Romero y Diego Vega que si quieren tienen las puertas abiertas para conformar este comité y porque reitera hicieron un trabajo con bastante seriedad, lástima que sus conceptos e inquietudes no fueron presentados al consejo de administración para que las conocieran oportunamente.

Por solicitud de la señora Piedad Ardila la contadora Nelly Higuera explica porque se presentan variaciones algunas positivas y otras negativas en el comparativo 2009 vs. 2008 de los estados financieros. Se presentan variaciones porque todo lo que son gastos suben de un año a otro, también porque en algunos rubros se presentaron gastos en el año mientras que en el año anterior no (caso reparación motobombas); dependiendo de si son gastos o pasivos estas son favorables o desfavorables.

La Presidente de la Asamblea, la señora Myriam Sanabria, pregunta si se aprueban los Estados Financieros, estos se aprueban por unanimidad de la Asamblea.

11. Presentación y aprobación del Presupuesto para el año 2010
Se procedió a la presentación del Presupuesto por parte de la Contadora señora Nelly Higuera, este ya había sido enviado con anterioridad a cada uno de los propietarios junto con la Convocatoria, este se adjunta en la presente Acta.

El presente presupuesto se hizo básicamente en cuanto a la ejecución de los rubros del año 2009, los gastos están subiendo en el porcentaje del salario mínimo 3.64%, para lo que son servicios de vigilancia, aseo, y honorarios de administración, revisoría fiscal y contabilidad, los servicios públicos con incremento del 12%, proyectando el consumo de agua si se hace el proyecto de limpieza de la fachada,

La mayor incidencia dentro de los gastos del 2010 la tiene el seguro para áreas comunes porque las empresas aseguradoras han subido las primas debido a las diferentes catástrofes que se han presentado. El incremento en las cuotas de administración propuesto es del 8% con un descuento por pronto pago del 3% si se cancela hasta el día 10 de cada mes,
Se propone entonces revisar rubro por rubro para determinar si están de acuerdo o no.

Pide la palabra el señor Balmer Fonseca para preguntar que como se hizo una actualización al avalúo catastral de todos inmuebles, si en el seguro de áreas comunes se tuvo en cuenta esta valorización? Responde la Revisora Fiscal que no se tuvo en cuenta que este incremento seria para el próximo año.

El señor Jesús Vargas plantea a la asamblea que venimos en una carrera de incrementos exagerada, dice que históricamente el conjunto ha venido con unos incrementos que el máximo había sido del 7%, con estos incrementos había plata hasta para pintar los interiores, pero el año pasado se hizo un incremento del 17% que ningún conjunto a los alrededores han hecho, afirma que estuvo mirando las cuotas de los apartamentos de los alrededores y es la cuota mas costosa que pagamos con mas apartamentos, solo por tomar un ejemplo en los apartamentos de enfrente tan grandes como los del conjunto, y la cuota máxima es de $134. y pico para el apartamento mas grande de 110 a 135 metros cuadrados, entonces qué es lo que esta pasando con este ejercicio de esta administración, se empezaron a incrementar los costos de una manera exagerada, se sube el 8% cuando el IPC fue del 2%, esto así se nos convierte en una cuota impagable después.

La señora Janeth Ariza miembro del consejo de administración toma la palabra para aclarar que con respecto al presupuesto el incremento es del 8% porque hay un descuento por pronto pago si se cancela la cuota hasta el 10 de cada mes, no podemos quedarnos sin fondos para pagar las cuentas, como dice el señor Vargas si se hicieron incrementos hasta del 7% en años anteriores; la ultima vez que se pintaron los interiores fue por un convenio de pago con el señor José Vega del apartamento 513 int. 7, que tenia una deuda por cuotas de administración, se hizo un cruce por la deuda, en cuanto a los conjuntos de la zona no sabemos si están asegurados, nosotros si por eso tenemos que apartar $12.000.000 para asegurar las áreas comunales. Si queremos un incremento del 5% tenemos que renunciar al descuento por pronto pago del 3%, que fue una orden de la asamblea del año pasado. Los incrementos se hacen por encima del 3,64% porque todo sube mas que este porcentaje a excepción de los salarios, Este año se aspira a pagar las cuentas con los dineros que se recauden durante el mes, no empezar a pagar servicios vencidos con ingresos futuros que ha sido la constante de los últimos 5 a 7 años debido a que se presupuestaba a ras sumándole a esto la cultura morosa del conjunto y esto también hay que presupuestarlo. Adicionalmente el edificio esta deteriorado por lo que es decisión de la asamblea si se incrementa el 8% con un descuento por pronto pago del 3% o el 5% sin este descuento.

La administradora Dory Ruth Márquez recalca que los edificios antiguos requieren más dinero para los gastos que los edificios nuevos, y que en el otro conjunto que administra las cuotas están más o menos acordes.

El señor Jesús Vargas interviene nuevamente para afirmar que lo que corresponde al deterioro del edificio se resuelve con cuotas extraordinarias, y lo que estamos discutiendo es el ejercicio normal de mantenimiento y sostenimiento del conjunto que es lo que se esta presupuestando y que con la recuperación de cartera ejecutada estaríamos beneficiados por lo que propone un incremento del 6% y un descuento por pronto pago del 3%.

La contadora aclara nuevamente que con la plata que se recupero se pusieron al día las cuentas que venían atrasadas por la crisis en que se encontraba el conjunto y que por esto es que a la fecha estamos pagando las cuentas al día.

Después de todas estas deliberaciones se propusieron varias alternativas para bajar los gastos de algunos rubros como bajar los honorarios de administración, revisoría fiscal y contabilidad del 3.64% al IPC 2%, incluir los ingresos no operacionales dentro del presupuesto, ya que se cuenta con un histórico de estos ingresos y se puede obtener un promedio por lo menos de los dos últimos años.

Con la colaboración del señor Balmer Fonseca se realizaron en el computador las proyecciones correspondientes teniendo en cuenta los ingresos no operacionales y bajando honorarios solo con un incremento del 2%; concluyéndose que si se incluían los ingresos no operacionales sin afectar los otros rubros podría bajarse el incremento al 7% sosteniéndose el descuento pronto pago del 3%,.

Finalmente se voto por las siguientes dos opciones sostenibles según los cálculos efectuados:
1. Incremento del 8% y un descuento por pronto pago del 3%
2. Incremento del 7% y un descuento por pronto pago del 3%

Por la primera opción se presentaron 10 votos siendo la segunda la que obtuvo la mayoría de la votación por parte de los asambleistas.

Se dejo en claro que la cuota de administración se incrementa en un 7% por igual para todos los apartamentos sin tener en cuenta el coeficiente de cada apartamento, este incremento retroactivo al mes de enero de 2009, y el descuento por pronto pago hasta el día 10 de cada mes del 3% a partir del mes de abril. Adicionalmente se incluirán el promedio de los ingresos no operacionales en el presupuesto.
PROYECTO PRESUPUESTO AÑO 2010
PROYECTOS GASTOS MES MES AÑO

REVISORIA FISCAL 168.000 2.016.000
CONTABILIDAD 223.000 2.676.000
SEGURO INTEGRAL ZONAS COMUNES 1.000.000 12.000.000
SERVICIO VIGILANCIA 4.860.000 58.320.000
SERVICIO ASEO 1.837.000 22.044.000
E.A.A.B 141.000 1.692.000
CODENSA S.A 1.118.000 13.416.000
EMPRESA DE TELEFONOS 85.333 1.024.000
CORREO,PORTES Y TELEGRAMAS - -
SERVICIO ADMINISTRACION 829.000 9.948.000
MNTTO ZONAS VERDES,JARDINERIA 100.000 1.200.000
INSUMOS ARREGLO 4 JARDINERAS 58.333 700.000
MANTENIMIENTO PUERTAS 125.000 1.500.000
LAVADO TANQUE 30.000 360.000
MANTENIMIENTO AGUAS NEGRAS 58.333 700.000
MANTENIMIENTO EXTINTORES 12.500 150.000
MANTENIMIENTO EQUIPO MOTOBOMBA 50.000 600.000
REPUESTOS MOTOBOMBAS 86.000 1.032.000
MANTENIMIENTO CITOFONO-TEL 40.000 480.000
MANTENIMIENTOS ELECTRICOS 100.000 1.200.000
REPARACIONES LOCATIVAS 219.464 2.633.572
ARREGLOS IMPERMEABILIZACION 142.000 1.704.000
CITOFONIA VIDEO PORTERO 0 0
DEPREC.MAQUINARIA Y EQUIPO - -
DEPRECIACION EQUIPO DE OFICINA - -
DEPREC.EQUIPO COMPUT.Y COMUN. - -
DEPREC.CONSTRUCCION Y EDIFICAC. - -
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 14.167 170.000
UTILES Y PAPELERIA 50.000 600.000
FOTOCOPIAS 20.833 250.000
TAXIS Y BUSES 14.167 170.000
OTROS GASTOS 58.333 700.000
DIA DE LOS NINOS 25.000 300.000
AGASAJOS NAVIDAD 10.000 120.000
OBSEQUIO NAVIDAD CELADORES 25.000 300.000
RESERVA FONDO IMPREVISTOS 117.917 1.415.000
GASTOS BANCARIOS 30.833 370.000
GASTOS FINANCIACION SEGUROS - -
PERDIDA POR SINIESTROS - -
TOTAL GASTOS 11.649.214 139.790.572

12. Proyectos a realizar
La administradora Dory Ruth Márquez presenta los posibles proyectos a realizar, escogidos por el Consejo de Administración, de acuerdo a las necesidades de los residentes del conjunto, entre los cuales se encuentran:
• Lavada y Mantenimiento de la fachada del Conjunto
• Remodelación de la Recepción
• Automatización de la puerta de ingreso al Parqueadero

Se presentaron 4 cotizaciones para la lavada y mantenimiento de la fachada mencionando cada uno de los valores cotizados y algunas de sus especificaciones. También se presentaron 3 cotizaciones para la remodelación de la recepción.

La señora Janeth Ariza miembro del consejo informa que el proyecto de Automatización de la puerta de ingreso al parqueadero esta sujeto a que la empresa de vigilancia entregue al Consejo de Administración un estudio de seguridad.

Se sometió a votación el orden de los proyectos; la asamblea priorizo la Lavada y Mantenimiento de la fachada del Conjunto, en segundo lugar la Remodelación de la recepción, dejando de ultimo la Automatización de la puerta del Parqueadero. Se aclara que estos proyectos están sujetos a una cuota extraordinaria que se definirá en una asamblea extraordinaria.

Se solicita contemplar la posibilidad de habilitar el parque de atrás, y realizar arborización de este como cerca viva.

Antes de continuar con el siguiente punto, la señora Janeth Ariza miembro del consejo aclara a la asamblea que el consejo de administración no tuvo conocimiento de la carta enviada por el arquitecto Diego Vega y se compromete en nombre del consejo ante la asamblea a revisar el tema y dar una respuesta.

13. Elección de Administrador del Conjunto
La señora Presidente de la Asamblea toma la palabra, e informa a la Asamblea que atendiendo la Convocatoria realizada por la Administración del Conjunto, ha llegado una hoja de vida para aspirar al cargo de Administrador, llama al aspirante, señor CARLOS ANDRES ESPINOSA, para que el mismo haga la exposición de su hoja de vida ante la Asamblea. Además de él se postula para el cargo la presente Administradora, Dory Ruth Márquez.

También el arrendatario del apartamento 407 int. 4 el señor Francisco Vargas representa la empresa CAPITAL GROUP que presta un servicio integral de administración, vigilancia, aseo, aseguradora de las áreas comunes, y como valor agregado presenta actividades de rutinas para emergencias dentro del conjunto, celebraciones de fechas especiales.

La propuesta es muy interesante pero seria evaluada posteriormente ya que tenemos contratos con la empresa de vigilancia hasta el mes de agosto de 2010.

Se someten por votación a las aspirantes al cargo, obteniendo el siguiente resultado: Por la señora Dory Ruth Márquez, 44 votos que ya son mayoría dentro de los presentes. Por lo cual, se reelige por unanimidad de la Asamblea a la señora Dory Ruth Márquez como Administradora del Conjunto.

La señora Gloria González del comité de escrutinio confirma a la asamblea como administradora a la señora Dory Ruth Márquez, manifestando que en reunión con los miembros del consejo se revisara el horario de servicio así como el respectivo plan de trabajo en miras de mejora para los propietarios y el conjunto.

14. Elección del Consejo de Administración
La Presidente de la Asamblea señora Myriam Sanabria pregunta a los presentes quienes desean postularse para conformar el consejo de administración, sin que nadie se postule. Ante la falta de postulantes algunos asambleistas postulan al arquitecto Diego Vega y al señor Jesús Vargas, ambos aceptan.

Ante la falta de mas voluntarios la asamblea propone que el Consejo actual continúe, el señor Humberto Cuervo presidente del actual consejo expone que el acepta siempre y cuando sea con los mismos miembros del consejo que viene trabajando y desde que no haya nuevos integrantes, a raíz de esto se suscitan toda una serie de controversias que no están de acuerdo con esto, la señora Piedad Ardila Morales del apartamento 507 interior 4, manifiesta que el comportamiento del Sr. Humberto Cuervo es muy irrespetuoso y le pide respeto para con la asamblea. El señor Jesús Vargas uno de los postulados afirma que la asamblea no puede dejarse someter por el chantaje de esta clase, es un acto totalmente ANTIDEMOCRÁTICO, que él renuncia al postulamiento hecho por la comunidad.

En razón de esto, el señor Humberto Cuervo expone los argumentos por los cuales no quiere trabajar con el señor Jesús Vargas. Ello, dado que en una reunión del Consejo de Administración, en la cual el señor Vargas trato mal y le falto al respeto a la Administradora, señora Dory Ruth Marquez, argumentando que la señora estaba interesada en la imposición de la propuesta presentada por el Arquitecto Miguel Ángel Pinzón sobre el arreglo de la cubierta; el señor Cuervo no soporto la actitud del señor Vargas, que se refirió con palabras irrespetuosas, y exigió así respeto para ella y para todos los otros miembros de Consejo; de esta manera, los dos señores casi se van a las manos.

Al explicar el hecho el Sr. Vargas respondió que la razón por la cual el Sr. Humberto no quería trabajar con él, se debía a su actitud crítica y la defesa de los intereses del Conjunto, que el irrespeto a que se refiere el Sr. Humberto, fue reclamarle a la administradora, por su actitud imparcial al querernos imponer el contrato de impermeabilización de la cubierta del Conjunto de 38 millones, con la anuencia del Sr. Humberto Cuervo, cuando un ingeniero residente en el conjunto nos había advertido en el Consejo, que él se había subido a la cubierta y ese contrato no valía más de la mitad de la propuesta hecha y que los materiales no eran los adecuados. Y en efecto después de reabrir la convocatoria a otras propuestas el contrato resulto no superior a 18 millones, que al final con la intervención del comité técnico resultó según informe verbal de la administradora Dory Ruth Márquez, en 13 millones, y hoy resulta en 14 millones 700 mil pesos, y que eln contrato que nos querían imponer en 38 millones terminara en 13 o 14 millones era lo que lo tenía tan molesto al Sr. Humberto Cuervo, que para Sr. Jesús Vargas había poca trasparencia en todo esa forma de actuar, no quieren tener personas críticas en el Consejo

A ello, el señor Cuervo agrego, que el señor Vargas era una persona muy conflictiva y que no generaba buenas relaciones dentro del Consejo, buscándole a todo el ‘pero’ y el obstáculo, para frenar el desarrollo de las situaciones.

La señora Francia Velazquez miembro del actual consejo, comenta que por experiencia de consejos anteriores considera que el señor Jesús Vargas no deja trabajar y es muy conflictivo.

El Sr. Humberto Cuervo le pide a la administradora Dory Ruth Márquez que cuente que a ella le dijeron que el señor Vargas aconsejo a algunos de los deudores morosos del conjunto para que no pagaran la deuda, así como del apoyo tácito de su parte a comentarios de ciertos propietarios del conjunto en los cuales denigran y calumnian a los miembros del Consejo y la Administración.

A ello el Sr. Vargas responde que pena que se pongan ahora en chismes, algunos miembros e la comunidad, reclaman y manifiestan que eso son solo chismes.

El Sr. Diego Vega manifiesta que él renuncia a pertenecer al Consejo.

La señora Sandra Roa miembro del comité de convivencia hace hincapié en el bochornoso espectáculo que acaba de presenciar y de igual forma reprocha a la Asamblea la falta de compromiso de los copropietarios, reiterativa cada vez que se habla de elección de Consejo o Comités.

A ello el señor Humberto Cuervo resume que el señor Vargas, no era una oposición con criterio sino que se había convertido en un lastre y un obstáculo para el buen desarrollo de las labores administrativas.

Se concluye de este punto que ante la falta de postulados para completar el número de personas requerido para la conformación del consejo de administración, la asamblea en pleno reelige al actual consejo quedando conformado así:
• Humberto Cuervo Apto 206 int. 3
• María del Rosario Osorio Apto 516 Int. 8
• Gilma Vaca Apto 114 Int. 7
• Lida Ruth Baracaldo Apto 305 Int. 3
• Gloria González Apto 112 Int. 6
• Francia Velásquez Apto 506 Int. 3
• Janeth Ariza Apto 504 Int. 2

Seguidamente y por orden de la asamblea se procede a nombrar el Comité Técnico que queda conformado por los siguientes copropietarios:

• Diego Vega Apto 513 int. 7
• Esmeralda Romero Apto 508 Int. 4

En este punto la señora Sandra Roa apoderada de Esmeralda Romero, aclara que se debe esperar la confirmación de la señora Esmeralda, ya que ella no esta presente.

15. Elección del Revisor Fiscal
Dado que no hubo más postulaciones, únicamente la de la señora Myriam Stella Sanabria Rubio, se reelige por unanimidad de la Asamblea en el cargo de Revisora Fiscal del Conjunto.

16. Elección del Comité de Convivencia
Se postulan y fueron aprobados por unanimidad las siguientes personas:
Balmer Fonseca Apto 301 int. 1
Marcelino Gil Apto 413 int. 7
Alejandra Loaiza Apto 415 int. 8

Terminada la aprobación de comité de convivencia, la señora Janeth Ariza propone que para la próxima Asamblea General Ordinaria de Copropietarios se cambie el Orden del Día y se nombren primero El Consejo de Administración.

17. Proposiciones y varios
Dada la hora, no hubo espacio para las proposiciones y varios que pudieran traer los asistentes a la asamblea,

Así la Presidente de la Asamblea levanta la sesión siendo las 10:20 pm.

MYRIAM STELLASANABRIA RUBIO VIRGINIA ESLAVA
Presidente Secretaria

Nosotros los abajo firmantes damos fé, en calidad de la Comisión Verificadora del Acta, que lo escrito y consignado en ella corresponde claramente a lo tratado y analizado en la Asamblea General Ordinaria celebrada en esta fecha.

JESÚS VARGAS HUMBERTO CUERVO
Apto 111 Int. 6 Apto 206 Int. 3

LIDA RUTH BARACALDO
Apto 305 Int. 3

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lunes, 7 de junio de 2010

viernes, 30 de abril de 2010

domingo, 25 de abril de 2010

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